Händler und Lieferanten
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Suche nach GGNs: Zyklus, Status, zertfizierter Prozess
In der GLOBALG.A.P. Datenbank gibt es drei Suchoptionen, die sog. Expertensuche.
- Suche 1: Suche nach GGN oder Zertifikatsnummer
- Suche 2: Suche nach Namen
- Suche 3: Suche nach Erzeugern eines bestimmten Produkts in einem bestimmten Land
Abhängig von der Abfrage und somit der Anzahl der gefundenen GGNs erscheint entweder eine GGN mit Zertifikatsinformationen in einer Baumstruktur oder es gibt mehrere GGNs, wobei die Zertifikatsdaten im Baum erscheinen, wenn man die GGN mit dem Pluszeichen öffnet.
Zyklus
Ein Zyklus steht für ein Jahreszertifikat, das für den Erzeuger oder die Erzeugergemeischaft ausgestellt wurde. Der aktuelle Zyklus steht für das aktuell gültige Zertifikat, der nächste für das kommende Zertifikat.
Es ist nämlich möglich, das kommende Zertifikat bereits vor Ablauf des aktullen in der Datenbank einzupflegen. Dann sind die Angaben für beide Zyklen vorhanden.
Zertifizierter Prozess
Entscheidend ist die Information, die unter Zertifizierter Prozess steht. Ein Ja bedeutet, dass der Produktionsprozess zertifiziert wurde, ein Nein, dass der Prozess (noch) nicht zertifiziert ist. Diese Angaben sind insbesondere relevant beim zertifizierten und akzeptierten Status. Diese Optionen sind im Folgenden beschrieben.
Status
In Kombination mit der Information unter Zertifizierter Prozess erscheinen Statusoptionen für jedes Produkt.
- Akzeptiert
Der Produktstatus akzeptiert kann sowohl mit einem Ja als auch mit einem Nein unter Zertifizierter Prozess erscheinen.
Akzeptiert mit Ja bedeutet, dass ein Produkt eines Gruppenmitglieds angezeigt wird, dass der Produktionsprozess der Gruppe, die der Mitglied beliefert, zertifiziert wurde. Diese Statuskombination erscheint nur bei Mitgliedern einer Erzeugergemeinschaft (Option 2).
Akzeptiert mit Nein verweist darauf, dass die Produkte zwar registriert wurden von der Kontrollstelle - der Produktionsprozess der Gruppe jedoch (noch) nicht zertifiziert ist. Das Produkt der Gruppe darf in diesem Fall nicht als GLOBALG.A.P. zertifiziert verkauft werden, ein eventuell ausgestelltes Papierzertifikat ist nicht gültig.
Zunächst muss jede Zertifikatsinformation in der GLOBALG.A.P. Datenbank aktualisiert werden, bevor ein Papierzertifikat herausgegeben werden darf.
- Zertifiziert
Der Produktstatus zertifiziert wird bei der Zertifizierung in der GLOBALG.A.P. Datenbank von der Kontrollstelle gesetzt. Das Zertifikat läuft regulär ein Jahr. Des Weiteren wird jedem Produkt automatisch eine Zertifikatsnummer generiert.
Da der Status zertifiziert aus einem zertifizierten Prozess resultiert, wird unter Zertifizierter Prozess immer ein Ja stehen bei Erzeugern (Option 1) und Erzeugergemeinschaften (Option 2 - oder auch Option 1).
- Geprüft
Dieser Status gilt nur für den GRASP-Standard add-on. Diese Kontrolle ist eine Risikoprüfung, resultiert nicht in einer Zertifizierung. Erzeuger oder Gruppen können geprüft werden, somit erscheint GRASP in der Datenbank als geprüft.
Mitglieder einer Erzeugergemeischaft bleiben wie auch bei IFA im Status akzeptiert 
.
Der GRASP-Status und die Ergebnisse der Prüfung (die GRASP-Checkliste) sind nur für Nutzer sichtbar, die einen Datenbankzugang haben und die entsprechenden Vereinbarungen unterschrieben haben.
Sowohl der Datenbankzugang als auch die GRASP-Datenfreigabe müssen beantragt werden. Dafür kontaktieren Sie bitte das customer support. Die Datennutzungsbedingungen können Sie auch dem GRASP Allgemeinen Regelwerk(Anhang II) entnehmen.
- Offener Regelverstoß
Der Status wird gesetzt, wenn ein Verstoß eines Erzeuger oder einer Erzeugergemeinschaft gegen die GLOBALG.A.P. Kontrollpunkte während einer Erstkontrolle bzw. eines Erstaudits festgestellt wird und der Verstoß innerhalb der festgesetzten Zeit nicht behoben wird.
- Selbst erklärte Suspendierung
Wenn der Erzeuger oder die Gruppe während einer Selbstkontrolle feststellt, dass min. ein GLOBALG.A.P. Kriterium nicht erfüllt werden kann, kann er/sie die Kontrollstelle um diese Art der Suspendierung bitten.
- Produkt suspendiert
Ein Produkt wird durch die Kontrollstelle suspendiert, wenn der Erzeuger oder die Gemeinschaft das Beheben eines Verstoßes nicht nachweisen konnte, nachdem dieser angemahnt wurde.
- Nicht bestätigt
Dieser Status bedeutet, dass das Produkt weder registriert noch zertifiziert wurde für einen Zyklus. In der Suche wird dieser Status in dem Fall sichtbar sein, wenn ein (neues) Produkt nicht im aktuellen, aber im kommenden Zertifikat hinzugefügt wurde, das in der Datenbank bereits eingestellt wurde.
Sichtbare Erzeuger- und Produktdaten: Datenfreigabe
Erzeugerdaten
Die GLOBALG.A.P.-Regeln zur Datenfreigabe erlauben den Erzeugern und Erzeugergemeinschaften, ihre Namen und Adressen für die öffentliche Suche zu sperren - oder sie freizugeben. D. h. dass die Namen und Adressen in der öffentlichen Suchen (ohne Datenbankzugang) nur dann sichtbar sind, wenn die Erzeuger bzw. die Gruppe diese Daten aktiv freigegeben haben.
Datenbanknutzer mit einem Zugang (Login mit Benutzernamen und Passwort) und Bookmarkingnutzung (Favoriten) gehören automatisch zu der Gruppe der "Market participants", diese Nutzer sehen nach dem Login Namen und Adresse der Zertifikatsinhaber. Die Zertifikatsinhaber sind der Einzelerzeuger und Erzeugergemeinschaften. Die Namen und Adressen der Mitglieder von Gemeinschaften sind weiterhin gesperrt in der Ansicht.
Produktdaten
Neu implementiert in der Datenbank ist, dass in der Suche auch die Produktdaten freigegeben werden können für Datenbanknutzer. Zurzeit sind diese Daten die Mengenangaben: Hektar für Pflanzen, Tonne für Tiere (auch in Aquakultur), außerdem die Anzahl von Fischeiern. Die Grundeinstellung ist, dass diese Mengen nicht sichtbar sind für keine der Nutzer.
Datenfreigabe beantragen
Die Mindestdatenfreigabe von Erzeuger- und Produktdaten basiert auf Regeln wie oben beschrieben und mehr kann nur vom Erzeuger oder der Gruppe freigegeben werden. Der Weg dazu ist, dass der Händler oder Lieferant den Erzeuger (oder den Importeur/Exporteur mit Kontakt zu den Erzeugern) um die Freigabe konkreter Daten bittet. Der Erzeuger bzw. die Gruppe weist dann die Kontrollstelle (oder Stammdatenverantwortliche) an, die entsprechenden Einstellungen in der Datenbank vorzunehmen. Der Erzeuger bzw. die Gruppe kann auch das customer support um einen Datenbankzugang bitten. Dann kann der Erzeuger bzw. die Gruppe die Änderungen auch selbst vornehmen.
Um diesen Prozess zu erleichtern wurde eine Vorlage für die Datenfreigabe erstellt - in vier Sprachen: Englisch, Deutsch, Italienisch und Spanisch. Die ersten drei Seiten füllt der Händler oder Lieferant aus (Unternehmensdaten und gewünschte Daten zur Ansicht) und leitet das Dokument an den Erzeuger/an die Gruppe weiter. Bitte fragen Sie das customer support nach diesem Dokument.
Bookmarking/Favoriten
Die zentrale Idee des Bookmarking bzw. der Erstellung von Favoriten ist es, schnell Status- bzw. Zertifikatsinformationen über bestimmte Erzeuger einholen zu können – ohne die wiederholte Suche nach einzelnen GLOBALG.A.P.-Nummern (GGN) und ohne das Hochladen langer Listen. Mit der Bookmarking-Funktion kann eine persönliche oder unternehmensspezifische Favoritenliste erstellt werden mit bestimmten Erzeugern. Dafür werden die GGNs lediglich einmal hochgeladen, die Zertifikatsinformation ist jedoch jederzeit in dieser Liste abrufbar - ohne weiteres Hochladen.
Das ermöglicht dem Unternehmen, die Lieferungen unterschiedlicher (Vor-)Lieferanten zu verfolgen, Produkte nach bestimmten Kriterien zu gruppieren (nach Lieferant, Land usw.). Es ist dem Nutzer überlassen, welche Kriterien gewählt werden, wie die Listen gefiltert und geführt werden (eine Liste mit Avokados aus Mexiko oder Tomaten aus Spanien, eine Liste für Lieferant X oder Händler Y).
Es kann mehrere Listen geben, die mit GGNs gefüllt werden mit Hilfe einer Excel-Vorlage. Die Favoritenlisten können auf der gleichen Weise mit GGNs erweitert werden. Dafür s. bitte den Kapitel Listen füllen unten.
Ihre Vorteile:
- Sie können die Zertifikatsinformationen der jeweiligen Liste sofort entnehmen
- Status- und Zertifikatsinformationen werden automatisch aktualisiert
- Sie können jedem Produkt individuelle Informationen hinzufügen
- Nicht zuletzt können Sie Listen herunterladen, auf Ihrem PC speichern und weiter nutzen.
In die Favoritenlisten können GGNs hochgeladen werden - dann sind die Erzeuger mit all ihren Produkten sichtbar in der Baumanzeige (Tree view).
Zusätzlich können Produkte hochgeladen und damit angelegt werden. Dafür wird eine Produkt-ID genutzt (b. s. die Excel-Vorlage), wo auch weitere Lieferinformationen hinzugefügt werden können wie z. B. das Lieferdatum. Dann sind die GGNs mit den Produkten und allen Informationen (Zertifikat und Lieferung) auch in der Listenansicht verfügbar (List view). Diese Liste kann man filtern und herunterladen.
Die Begriffe Baumansicht (Tree view) und Listenansicht (List view) werden in List selection/Listenauswahl unten erklärt.
Bookmarking/Favoriten-Pakete
Die Bookmarking-Funktion (Favoriten) ist in unterschiedlichen Paketen erhältlich. Abhängig davon, wie viele Erzeuger/Erzeugergruppen (GGNs) hochgeladen werden, bieten wir folgende Paketgrößen an (eine GGN zählt einmal):
| Hinzugefügte Anzahl der Produzenten | Preis des Pakets (jährlich) |
|---|---|
| up to 50 | € 100 |
| 50 – 200 | € 200 |
| 201 – 500 | € 300 |
| 501 – 1000 | € 400 |
| more than 1000 | € 500 |
In jedem Leistungspaket ist die Expertensuche enthalten.
Die Leistungspakete sind auch für eine Testzeit von zwei Wochen verfügbar. Bitte fragen Sie den customer support.
Erste Schritte: List Management
Die List management-Funktion wird nur den Nutzern zur Verfügung stehen, die die Datenbankrolle Bookmarking Responsible – und damit die Berechtigung haben. Hier können die unternehmens-eigene Listen verwaltet werden: Listen hinzufügen, Einträge löschen oder aktualisieren. Aktualisieren bedeutet, den Namen und/oder die Beschreibung der Liste zu ändern.
Add a list/Listen hinzufügen
Der erste Schritt zur Favoritenerstellung ist stets eine Liste: eine vorhandene oder eine neue, die mit GGNs befüllt wird.
Delete a list/Listen löschen
Um eine Liste zu löschen, wird diese ausgewählt und auf “Delete” geklickt. Das endgültige Löschen muss nun im Kästchen unter “Are you sure?” bestätigt werden:
Update a list/Listen aktualisieren
Listenupdate bedeutet, den Namen und/oder die Beschreibung einer Liste zu ändern. Nach Auswahl der Liste können diese Einträge vom Bookmarking Responsible geändert und gespeichert werden.
Listen füllen
Sobald die Person mit der Bookmarking Responsible-Rolle eine Liste bereitgestellt hat, können die GGNs dorthin hochgeladen werden. Hierzu wird eine .xls-Datei mit GGNs und anderen Details gefüllt. Bitte benutzen Sie dafür stets unsere Dokumentvorlage. Die Excel-Vorlage enthält Pflichtspalten und freiwillige Spalten zum Ausfüllen.
Achten Sie in dieser Tabelle auf den rot markierten Hinweis: Wenn Sie die Zeilen mit Hinweisen und Beispielen nicht löschen und die Vorlage dann hochladen, werden diese Zeilen als fehlerhaft markiert. Für das Verarbeiten der Excel-Datei ist das jedoch irrelevant, dieses erfolgt unabhängig davon bis zur ersten fehlerhaften Zeile.
Unten stehend finden Sie eine kurze Beschreibung jeder Spalte.
- GGN (GLOBALG.A.P.-Nummer): Die Spalte mit der GGN (13 Ziffern) muss immer als erste stehen und sie ist der einzige obligatorische Eintrag in der Tabelle. Wenn Sie produktspezifische Informationen wie Lieferdaten beifügen möchten, nutzen Sie dafür die anderen, frei zu ergänzenden Spalten.
- product ID (Produktschlüssel): Wenn Sie zu einem einzelnen Produkt eines Erzeugers Informationen beifügen möchten, geben Sie die entsprechende „product ID“ ein, z. B. „2“ für Äpfel. Diese Produktschlüssel können Sie dem zweiten Tabellenblatt in dieser Datei entnehmen. Wenn Sie für dieselbe GGN mehr als ein Produkt hochladen möchten, fügen Sie diese in neuen Zeilen ein – einen Produktschlüssel in jeweils einer Zeile zusammen mit der GGN. Bitte beachten Sie, wenn keine Produkt-IDs mit einer GGN hochgeladen werden, werden in der Favoritenliste keine Produkte mit Zertifikatsdaten angezeigt, sondern nur die GGNs aufgeführt.
- ETA (Estimated Time of Arrival/geschätzte Ankunftszeit): In dieser Spalte können Sie zur Verfolgung der Lieferung das geschätzte/zu erwartende Lieferdatum eintragen. Dies ist eine freiwillige Angabe und muss im Datumsformat eingetragen werden.
- article (Produkt): Diese Spalte können Sie nach Belieben dazu nutzen, die Lieferung detaillierter zu beschreiben. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 50 Zeichen lang sein.
- variety (Sorte): Diese Spalte können Sie nach Belieben dazu nutzen, die Lieferung detaillierter zu beschreiben. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 50 Zeichen lang sein.
- site name (Name des Betriebes): Einträge in dieser Spalte können Sie nach Belieben dazu nutzen, über die einzelnen Standorte den Überblick zu behalten. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 50 Zeichen lang sein.
- delivery order no. (Lieferscheinnummer): Diese Spalte können Sie nach Belieben dazu nutzen, die Lieferung detaillierter zu beschreiben. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 30 Zeichen lang sein.
- advice note no. (Liefer Avis Nr.): Diese Spalte können Sie nach Belieben ergänzen. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 30 Zeichen lang sein.
- delivery date (Lieferdatum): Diese Spalte können Sie nach Belieben mit der Eingabe des Lieferdatums ergänzen. In dieser freiwilligen Spalte müssen Sie ein Datum eintragen.
- SSCC (Palettennr. Serial Shipping Container Code): Diese Spalte können Sie nach Belieben dazu nutzen, die Ladungen/Lieferungen besser zu ordnen. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 30 Zeichen lang sein.
- GTIN (Global Trade Item Number): Diese Spalte können Sie nach Belieben dazu nutzen, über die GTIN der verschiedenen Posten Überblick zu behalten. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 20 Zeichen lang sein.
- supplier name (Name des Lieferanten): Diese Spalte können Sie nach Belieben dazu nutzen, die zu liefernden Erzeugnisse und ihre Lieferanten miteinander einfach zu verknüpfen. Einträge hier sind ebenfalls freiwillig und können max. 128 Zeichen lang sein.
Alle Spalten, außer die für die GGN, sind freiwillig zu ergänzen. Sie enthalten Empfehlungen und Vorschläge von GLOBALG.A.P.-Stakeholdern und dienen zur besseren Organisation und Einordnung der eigenen Lieferungen nach individuellem Bedarf. Die Eingaben sind nur für Ihr Unternehmen und GLOBALG.A.P. sichtbar.
Bitte kontaktieren Sie das GLOBALG.A.P. Sekretariat, falls Sie weitere Tabellenspalten benötigen oder das customer support.
Die Datei mit den GGNs kann zu einer oder auch mehreren Listen hochgeladen werden. Diese Listen müssen vor dem Hochladen ausgewählt werden.
Nach dem Upload erhält der Nutzer eine Upload-Benachrichtigung per E-Mail und einen Link zu der Ergebnisdatei (erfolgreich durchgeführte und fehlerhafte Zeilen).
Nutzung der Favoriten: List Selection
Unter Bookmarking sind alle angelegten GLOBALG.A.P Bookmarking- (Favoriten-)listen zu finden.
Listen zur Ansicht können in List selection ausgewählt werden, um die GGNs und Zertifikatsinformationen prüfen zu können. Wenn Sie die Bookmarkingfunktion bereits genutzt haben, d. h. GGNs bereits hochgeladen haben, werden diese in einer Liste zusammengelegt, in der Initial list.
Wenn Sie mehrere GLOBALG.A.P. Favoritenlisten auswählen, werden alle GGNs zusammengefügt in einer Liste angezeigt.
Es gibt zwei Ansichten, um die Favoriten-GGNs anzeigen zu lassen: in der Baumansicht oder in der Listenansicht. Die Ansicht kann in View selection gewählt bzw. eingestellt werden.
Der Baumansicht:
Listenansicht:
In View Selection können auch nur explizit angelegte Produkte einer GGN angezeigt werden. Wenn Sie No auswählen, alle Produkte werden angezeigt.
Für weitere Fragen steht Ihnen das customer support zur Verfügung.
